Liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge

Mail merge là một trong những mức sử dụng hết sức giỏi giúp bạn tiết kiệm thời hạn trong bài toán cần đưa một lượng Khủng dữ liệu trường đoản cú Excel quý phái Word.Mail mergegiúp đỡ bạn hối hả tạo ra 1 loạt filebên trên Word bằng phương pháp hợp duy nhất biết tin bạn tất cả trong trang tính Excel. Công cầm này siêu cần thiết mang đến chúng ta kế tân oán xuất xắc nhân sự buộc phải in tem nhãn, phiếu lương hay thư mời một loạt. Sau trên đây,bloginar.net việt namđã hỗ trợ cho chính mình tổng quan của đặc tính này cùng gợi ý áp dụng Mail merge theo mỗi bước.

Bạn đang xem: Liên kết dữ liệu từ excel sang word dùng mail merge


Chuẩn bị dữ liệu Excel đến Mail merge:

lúc các bạn mail merge, tệp Excel sẽ được liên kết với tư liệu mail merge của Word. Microsoft Word đang đem các lên tiếng như thương hiệu, liên hệ cùng các cụ thể khác của fan nhận thẳng tự bảng tính Excel.Vì vậy, trước khi bắt đầu thưc hiện, quý khách hàng hãy chắc chắn rằng rằng tệp Excel vẫn có tất cả thông báo bạn có nhu cầu bao hàm tên, bọn họ, lời kính chào, mã bưu năng lượng điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều liên can contact hoặc thông báo khác, bạn phải thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước khi trộn tlỗi.Ngoài ra, bạn cần soát sổ những ban bố đặc biệt sau:

+ Các cột vào trang tính Excel buộc phải khớp với các phần bạn có nhu cầu sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: giả dụ bạn muốn xưng hô với những người gọi bởi Tên, hãy chắc chắn là rằng chúng ta đang chế tạo ra nhị cột chúng ta với thương hiệu riêng biệt. Nếu bạn có nhu cầu bố trí thương hiệu fan nhấn theo vùng miền hoặc thành thị, xác định rằng bạn đã sở hữu nhị cột vùng miền và thị trấn lẻ tẻ.

+ Nếu tệp Excel bao hàm ngày, tiếng, quý giá tiền tệ hoặc mã bưu điện bước đầu hoặc ngừng bởi 0, hãy định dạng đúng số, số ngày cùng đơn vị chức năng chi phí tệ. quý khách phải khám nghiệm kỹ định hình ngày theo dd/mm/yyy để khi trộn tlỗi sản phẩm công nghệ từ bỏ tháng ngày không trở nên nhảy đầm quý phái mm/dd/yyy

+ Nếu các bạn sinh sản trang tính Excel bằng phương pháp nhập lên tiếng từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.

Hướng dẫn mail Merge tự Excel thanh lịch Word:

Sau khi bạn xong với kiểm soát lại trang tính Excel, chúng ta đang chuẩn bị để trộn thư. Trong ví dụ này, bọn họ đang trộn tlỗi với cùng 1 danh sách người thừa nhận trong Word 2010, tựa như mang đến Word 2013.

Nếu các bạn đã soạn thư sẵn một lá thỏng, bạn cũng có thể mtại 1 tư liệu Word hiện nay gồm, hoặc tạo một tư liệu bắt đầu.Chọn loại trộn thỏng bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu dáng trộn tlỗi – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta chọn Letters.

*

Chọn fan dấn. Trong thẻ Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

*

Kết nối trang tính Excel với bản Word. Bằng vấn đề thiết lập cấu hình kết nối thân Excel với Word, hãy bảo vệ rằng nguồn dữ liệu trộn tlỗi sẽ được tự động update các lần chúng ta biến hóa tài liệu tín đồ dìm trên tệp Excel.

Trong hộp thoại Select Data Source, tìm kiếm trang tính Excel cùng nhấp Open. Nếu Word tận hưởng chúng ta lựa chọn trường đoản cú bảng, hãy chọn với nhấp OK.

*

Nếu bạn chỉ ước ao thêm một số trong những bạn dìm tự bảng tính Excel, nhấp nút Edit Recipient List trong team Start Mail Merge.

*

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ đánh dấu chọn hoặc vứt lựa chọn nhằm thêm hoặc loại bỏ bạn dấn trường đoản cú trộn thỏng.

*

Crúc ý. quý khách cũng có thể thu xếp, thanh lọc list tín đồ dìm cùng chứng thực liên quan email bằng cách nhấp vào tùy lựa chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.

do vậy, chúng ta sẽ kết thúc danh sách tín đồ nhấn cùng sẵn lịch sự điền chúng nó vào thỏng. Gõ thư mẫu mã vào Word hoặc sao chép/dán xuất phát từ một nguồn không giống.

Thêm khu vực điền. Bạn buộc phải xác xác định trí điền địa chỉ Address Blochồng với loại chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write & Insert Fields vào thẻ Mailings.

*

Tùy theo địa chỉ nên điền, hộp thoại sẽ xuất hiện không ít sự chắt lọc. Chọn tùy lựa chọn bạn có nhu cầu, chứng thực tác dụng bên dưới phần với dìm OK. quý khách hàng có thể thực hiện phím mũi thương hiệu trái/phải để đưa thanh lịch phần xem trước của người thừa nhận trước/sau.

*

Sau Lúc ngừng, địa chỉ cần điền vẫn lộ diện vào văn uống bản của doanh nghiệp nlỗi vào hình dưới đây:

*

Đối với cùng 1 vài lá thỏng, chỉ cần thêm Address BlockGreeting Line là đầy đủ. Khi bức tlỗi được ấn ra, tất cả những bản sao đã đồng nhất nhau xung quanh thương hiệu và xúc tiến của bạn nhận.

Trong nhiều trường hòa hợp khác, bạn có thể đặt tài liệu của tín đồ dìm vào văn bản tlỗi để thiết lập cấu hình chúng theo cá nhân. Để triển khai câu hỏi này, nhấp Insert Merge Field và chọn tài liệu bạn có nhu cầu chèn tự list tùy lựa chọn.

*

Xem trước lá tlỗi. Chắc chắn rằng tài liệu bạn dấn xuất hiện chính xác vào lá tlỗi, nhận nút PĐánh Giá Results trên thẻ Mailing.

*

Quý khách hàng rất có thể thực hiện phím mũi thương hiệu trái/phải kê coi mỗi lá thỏng đựng tài liệu bạn nhận.

*

Hoàn tất trộn tlỗi. khi sẽ sử dụng rộng rãi, dấn nút Finish & Merge trong đội Finish để lựa chọn in thỏng hoặc gửi mail bọn chúng.

*

Nếu bạn muốn sửa đổi vài đồ vật trước lúc in hoặc gửi email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một cửa sổ bắt đầu vẫn xuất hiện thêm cùng chúng ta có thể biến hóa từng phần của lá thỏng tùy yêu thích.

Sao lưu lại văn bạn dạng trộn thỏng. Quý khách hàng sao lưu giữ tệp trộn thỏng nhỏng tệp Word thường thì bằng cách nhấn nút Save hoặc nhận phím Ctrl +S.

Xem thêm: Các Hàm Liệt Kê Các Giá Trị Trong Excel, Cách Liệt Kê Danh Sách Theo Điều Kiện Trong Excel

Một khi vẫn sao lưu giữ, tệp sẽ luôn liên kết cùng với danh sách trong Excel. Lúc bạn muốn sử dụng văn uống bạn dạng trộn thỏng đợt tiếp nhữa, mngơi nghỉ nó ra với dìm Yes Khi Word thử dùng bạn liên tục kết nối.

*

Ngoài tùy lựa chọn Mail Merge trên tkhô hanh qui định, Microsoft Excel cũng hỗ trợ nhân kiệt tương tự như vào Mail Merge Wizard.

Quý Khách có thể vào thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…

*

Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên nên bàn hình và lí giải chúng ta trộn tlỗi theo từng bước một.

*

Cách trộn thư cùng với tháng ngày, chi phí tệ cùng những các loại số khác:

Lúc trộn thỏng, bạn cần chăm chú cực hiếm số như tháng ngày, chi phí tệ cùng số. Trong phần này, Shop chúng tôi đã giải đáp chúng ta phương pháp format đều giá trị như vậy.

Định dạng zip codes cùng các cực hiếm khác đựng số 0 trong Excel

Để ko làm mất đi số 0 mở màn Khi trộn thỏng, chúng ta chỉ việc định hình cột ZIP. code thành dạng text trong Excel.

Chọn cột ZIP code, nhấp nên, lựa chọn Format Cells… từ list tùy lựa chọn.

*

Trong thẻ Number, chọn Text và dấn OK.

*

Trộn thư cùng với ngày tháng và số bởi Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel đựng ngày tháng, số thập phân, đơn vị chi phí tệ, chúng ta có thể áp dụng Dynamic Data Exchange nhằm bảo vệ rằng những quý giá này được format đúng sau thời điểm trộn tlỗi.

Vào File > Options > Advanced.Lăn uống tkhô giòn cuốn xuống phần General, khắc ghi chọn Confirm tệp tin format conversion on open và dìm OK.

*

Bắt đầu trộn thỏng như đã hướng dẫn ở trong phần trước.

khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn cũng có thể nhận ra một vài ba yêu cầu, chỉ cần dìm Yes hoặc Ok. điểm khác hoàn toàn nhất bởi với trộn tlỗi thường thì là lựa chọn mối cung cấp dữ liệu, triển khai theo công việc sau.

khi lựa chọn bạn dấn, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List nhỏng thường thì.Dò kiếm tìm trên trang tính, thừa nhận lưu ban con chuột lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) cùng dấn OK.

*

Chú ý. Nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc cạnh dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, với OK.

*

Bây tiếng chúng ta có thể thường xuyên trộn thỏng nhỏng giải pháp thường thì.

Crúc ý. Phòng phòng ngừa các thông báo hiển thị những lần chúng ta mngơi nghỉ tệp tài liệu, quăng quật chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian kết nối cùng với list thư.

Định dạng ngày tháng, giờ đồng hồ, số với tiền tệ Khi trộn tlỗi vào Word

Nếu bạn có nhu cầu định hình số, ngày tháng hay chi phí tệ theo nhiều cách thức khác với tệp nguồn trộn thỏng Excel, chúng ta có thể thực hiện trực tiếp trong vnạp năng lượng bản Word.

Chọn vùng trộn tlỗi hy vọng chuyển đổi định hình. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. lấy ví dụ, chúng ta chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm một Một trong những mã hình trong những bảng sau đây. lấy một ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm # $,0 và mã sau sẽ hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 nhằm cập thừa nhận vùng. Sau đó nhận Shift + F9 để thấy công dụng.

Định dạng số lượng, đơn vị chi phí tệ và phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số với phân sách phần ndở người bởi vệt phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số cất nhị chữ số thập phân cùng chia cách phần nngốc bởi lốt phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la và lốt phẩy ngăn cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar chứa hai chữ số thập phân cùng phân làn phần ndở hơi bởi lốt phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc tức là số âm và một vệt gạch nối đến cực hiếm 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm đựng nhị chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần trăm

Chú ý. Tgiỏi vị kí hiệu $, bạn cũng có thể nắm bằng cam kết hiệu chi phí tệ khác € hoặc £.